• iPad Pro + Apple Pencilで業務のペーパーレス化が出来るかも

    iPad ProとApple Pencilを大枚はたいて買ってからというもの、ウキウキで色々いじって楽しんでおります。

    こいつの可能性をかなり感じたのでレビュー記事も書きましたが、今回は「業務のペーパーレス化」に挑戦です。

    ちなみに過去のレビュー記事はこちら

    私の場合、人から受け取った資料や、自分で作成した資料のチェック、情報がたくさん詰め込まれているWEBサイトを読む等をするときには一度紙にプリントするアナログタイプな人間です。

    その理由は

    • PC画面からだとなんか情報が頭に入ってきづらい
    • 気になったことを書き込みたい
    • 一覧性が良い

    といったことが主な理由です。

    それに対して紙に出力するデメリットは

    • プリンタインク代がバカにならない
    • プリントしたものを保管しておくスペースの確保が難しい
    • 処分するときにシュレッダーかける手間がかかる

    と言ったコスト面での負担が増える要素が挙げられます。(シュレッダーについてはうちの事務所に手回し式のしか無いのがいけないんですが)

    会社勤めの時はそんなこと気にせずに「効率向上」の名目でバンバン紙に出力してましたが、脱サラした今となってはそれらのコストがダイレクトに自分に跳ね返ってきます。

    それでもやむなしとは思っていましたが、勢いで買ってしまったiPad ProとApple Pencilを活用すればもしかしたらペーパーレス化出来るかも、と思ったので、それについてやってみたことを書いていきます。

    ペーパーレス化の基本的な考え方
    • とにかく何でもPDF化
    • クラウドでデバイス間共有

    この2点が柱となります。

    ちなみに私が使っているデバイスはこんな感じです。

    ペーパーレス1

    iPadは紙の代わりになるのか?

    まずはそもそもの話として、iPad Proがちゃんと紙の役割を果たしてくれないと始まりません。

    結論から言いますと、私の感覚では全然OKです。

    上で書いたように、何でも紙に出力したがる私がそう感じるのですからかなりイケると思います。

    9.7インチだとおよそA5サイズなので、紙の代わりとして考えると少し小さいかなと最初は思いましたが、いざPDFファイルを表示してみると全く問題無かったです。

    Retinaディスプレイということもあり細かい字でもクッキリ見えるので、むしろ紙より見やすいんじゃないかと感じるくらいです。

    PDFへの手書きの追記についてはDocuments 5 + PDF Expertというアプリを組み合わせることで可能になります。

    アプリについては後述しますので一旦置いといて、PDFに手書き書込みしたらこんな感じになります。

    ペーパーレス3

    こちらはとあるWEBサイトをPDF化したものにPDF Expertで書込みしました。

    ペンは太さ、色、透明度を変えられて、文字情報が入ってるPDFならマーカーも引けます。

    惜しまれるのはパームリジェクション(書込むときに手のひらが画面についても誤書込みしない)がうまく機能しないこと。

    というか、パームリジェクションっぽい設定をONにすると何も書き込めなくなってしまいます。

    これは恐らくApple Pencilが対応していないのでしょうか。

    今後のアップデートに期待です。

    あとは一覧性についてですが、さすがに紙には勝てないものの、iPad ProはSplit Viewに対応していますので、2画面までならいけます。

    とは言っても同じアプリを2画面では開けないので別々のアプリでPDFをそれぞれ表示する形にはなりますが。

    ペーパーレス5

    Acrobat Readerもインストールしておけば、バッチリ2画面にできます。

    2画面サイズでも意外にちゃんと文字も認識できました。

    いざとなれば拡大も簡単にできますし。

    ちなみに、Acrobat Readerを積極的には使いたくない理由は最後に補足的に書いておきます。

    とにかく気になったものはPDF化

    Adobe様の力は強大なもので、今やビジネス文書のやり取りでPDFを使うのは当たり前になりました。

    そのおかげもあって、いろんなものをPDF化するのもやりやすい環境が整っております。

    紙の資料のPDF化

    例えば紙の資料ならスキャナを買えば大体はPDFにする機能が付いていますし、スマホやタブレットのカメラで撮って綺麗に補正してくれるアプリもあります。

    紙の資料をデジタル化できる「スマホ用スキャナ」アプリ5選(lifehacker)

    WEBサイトのPDF化

    WEBサイトに限りませんが、PDFファイルを作成するなら本家本元の【Adobe Acrobat】を使うのが一番確実です。

    ただ、メッチャお高い。

    そこで無料で使えるソフトをまとめているページがありましたのでこちらをご参考ください。

    無料でPDFを作成する方法 – オススメのツールまとめ(マイナビニュース)

    ちなみに私はAdobe Acrobat DC Proの体験版を使っている途中で、それが切れたらどうするかは考え中です。。。

    あと、iOSでWEBサイトのPDF化に用途を限定するならDropboxを使う方法もあります。

    Dropbox 小技!iOS版「Safari」でアクセスしたウェブページを直接PDF保存可能に!(ITEA4.0)

    PDFデータの共有をどうするか?

    今どきはクラウドストレージサービスが山のようにあるので、データの共有自体は難しいことではありません。

    ただ、ほんのちょっとだけ工夫が必要になる点があります。

    • 無料で使えるストレージ容量には限りがある
    • クラウドストレージサービスだけではiPadのローカルも含めて同期させられない(その都度ネットワークへのアクセスが必要になる)

    資金が潤沢にある方は面倒なことをせずにDropBoxの有料版を契約してそこに全部ぶっ込んでおけば良いですし、外出先でもネット使いたい放題にすれば問題ありません。

    でも私はできれば無料範囲内で済ませたいですし、スマホもMVNOですし。。。

    それらの制約をクリアするために導入したのが下の図のようなシステムです。

    ペーパーレス2

    クラウドストレージサービスは【Dropbox】と【OneDrive】を使います。

    容量的にはOneDriveだけでも足りそうなんですが、上で書いたiOSでWEBサイトをPDF化するのにOneDriveでは対応してないんですよね。

    ということで、WEBサイトのPDFはDropboxに、それ以外はOneDriveにという住み分けをしてます。

    そしてそれらをiPadのローカルでも扱えるようにするために【Documents 5】というアプリを使います。

    このアプリはザックリ言うと、いろんなクラウドストレージサービスのデータをiPadのローカルで同期させられるものです。

    例えば私の環境だとこんな感じです。

    ペーパーレス4

    Documents 5の詳細は下記のリンク先をご覧ください。(いつも投げやりですいません)

    iPhone、iPadユーザーなら必ずダウンロードしておきたい!無料とは思えない高クオリティなファイラー「Documents 5」をオススメする理由(OTTAN.XYZ)

    Apple製品は使いやすいので色々購入していますが、ファイルの扱いにくさだけが難点なんですよね。

    それを解決してくれるこういったアプリは大変ありがたいです。

    こいつで事務所や自宅のWi-Fi環境でPDFデータを同期しておけば外出先でもネットワーク無しで閲覧・編集が出来て、またWi-Fi環境に戻ってきたら同期してくれるので手間いらず。

    さらに、このアプリの拡張アプリという位置付けで、上で挙げた【PDF Expert】が使えるのでPDFの扱いという観点でも大変使いやすくなっています。

    ただし、PDF Expertは有料アプリになります。

    でも便利なのでその価値はあるなと思い、私はインストールしちゃいました。

    ということで、自分で納得出来るペーパーレス環境が整えられたと思います。

    【Adobe Document Cloud】じゃダメなのか?

    上で書いたことは正直言って自分でも回りくどいことしてるなと思います。

    PDFを扱う本家のAdobe様もさすがにバカじゃないので、クラウド対応はしています。

    それがAcrobat DCから対応になった【Adobe Document Cloud】

    要はAdobe様のクラウドサービスで、そこにアクセスすればどこにいても、どんなデバイスでも同じデータを閲覧・編集できますよというものです。

    こいつがちゃんと使えるものだったら苦労はなかったんですが、色々試した結果、わたし的には使えるレベルではありませんでした。

    その理由は2つあります。

    1つ目がローカル同期ができないこと。

    同じAdobeのクラウドサービスであるAdobe Creative Cloudでは出来ているのに、なぜDocument Cloudではできないのか?

    いちいちネットワークアクセスが必要だとレスポンス悪くてしょうがないです。

    2つ目はPDFに手書きで注釈を付けたい時に使えるのが赤ペンのみで太さも固定という自由度の無さ。

    しかも線が結構太いんですよね。

    本来の「注釈」という機能を考えるとそれで良いのかもしれないですけど、私は「メモ書き」もしたかったので、これはダメでした。

    Adobe様がもうちょっと頑張ってくれればもう少し苦労は減らせたんですけどね。

    ということで長くなりましたが、私のペーパーレス環境を整えた顛末でした。


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